1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Relatório de entrega de presentes
Denominação da Espécie: Relatório
Data Tópica: Finlândia
Data Cronológica: 21 de dezembro de 2010
Código de Classificação: 200.1.1 - Tipologia da Função "controle de entrega" da série "entrega de presentes"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
Signos Especiais: Logomarca da empresa e assinaturas
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Setor de controle de entregas
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Arquivo
Legislação: Instrução normativa 9, que dispõe sobre os procedimentos de transporte de presentes
Função:
Descrição: Relação do número de pessoas que receberam ou não receberam os seus respectivos presentes, além de expor os motivos no caso das pessoas que não receberam.
Trâmite: Produzido pelo Setor de Controle de Entregas e em seguida enviado ao Arquivo Geral
-Incidências: Nenhuma.
Ordenação da Série: Alfabética
Vigência Administrativa: 15 anos.
Destinação Final: 100 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação.
Informações complementares: O documento deve possuir na parte de conclusão do controle o carimbo da instituição e a assinatura do responsável.
Setor Responsável: Setor de Controle de Entrega de Presentes/ Departamento de Entrega de Presentes
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pelo preenchimento do controle para análise documental
Cargo/Função: ATP - Analista de Transporte de Presentes.
Data: XXXXXXX
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Lista de Presentes a ser Comprados
Denominação da Espécie: Requisição
Denominação da Espécie: Requisição
Data Tópica: Finlândia
Data Cronológica: 20/11/2010
Código de Classificação: 100.1.1 - tipologia da função "guia de compra" da série "compra de presentes"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
Signos Especiais: Logomarca da empresa e Assinatura
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Setor de compras
-Hierarquia: Arquivo
Legislação: Instrumento que regulamenta uma função e, os documentos decorrentes dela.
Função: registrar a satisfação da criança
Descrição: Resultado da análise da satisfação da criança com o presente recebido
Trâmite: Produção pelo setor de análise da satisfação e em seguida enviado para o Arquivo Geral.
-Incidências: Nenhuma
Ordenação da Série: Cronológico
Vigência Administrativa: 15 anos
Destinação Final: Arquivo Permanente
Informações complementares: relação intermediária dos brinquedos a serem comprados naquele natal.
Setor Responsável: Setor de Compras
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pela assinatura do documento.
Cargo/Função: Diretor Geral: Papai Noel
Data: Data de preenchimento dos dados no formulário para análise documental.
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Parecer técnico de análise de comportamento.
Denominação da Espécie: Parecer.
Data Tópica: Finlândia.
Data Cronológica: 12 de dezembro de 2010.
Código de Classificação: 2.1.2 - tipologia da função "acompanhamento individual" da série "estudo de crianças"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da empresa.
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de análise de comportamento.
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de distribuição de presentes ou Arquivo Geral.
Legislação: Instrução normativa 12, que dispõe sobre os procedimentos de análise de comportamento de crianças.
Função: Deferir ou indeferir o pedido de presente feito pela criança ao Papai Noel.
Descrição: Análise do comportamento da criança durante um período de 11 meses, tendo como elementos seu comportamento em vários ambientes de convivência.
Trâmite: Produzido pelo setor de análise do comportamento e em seguida enviado ao Setor de Distribuição de Presentes (no caso de deferimento) ou Arquivo Geral (no caso de indeferimento).
-Incidências: Nenhuma.
-Duração do Trâmite: 1 mês.
Ordenação da Série: Alfabético.
Vigência Administrativa: 15 anos.
Destinação Final: 100 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação.
Informações complementares: O documento deve possuir na parte de conclusão do parecer a palavra APTA ou INAPTA em caixa alta.
Setor Responsável: Setor de análise de Comportamento/ Departamento de Estudo de Crianças.
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pelo preenchimento do formulário para análise documental.
Cargo/Função: ACC - Analista de Comportamento de Crianças.
Data: XXXXXX
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Parecer técnico de análise de satisfação Denominação da Espécie: Parecer
Data Tópica: Finlândia
Data Cronológica: 02 de fevereiro de 2011
Código de Classificação: 2.3.1 - tipologia da função "acompanhamento dos resultados" da série "estudo de crianças"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
Signos Especiais: Logomarca da empresa
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Setor de análise da satisfação
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Arquivo
Legislação: Instrumento que regulamenta uma função e, os documentos decorrentes dela.
Função: registrar a satisfação da criança
Descrição: Resultado da análise da satisfação da criança com o presente recebido
Trâmite: Produção pelo setor de análise da satisfação e em seguida enviado para o Arquivo Geral.
-Incidências: Nenhuma
-Duração do Trâmite: 3 meses
Ordenação da Série: Alfabético.
Vigência Administrativa: 15 anos
Destinação Final: 100 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação
Informações complementares: Informações fundamentais para o entendimento do documento, mas que não se encaixem em nenhum dos itens estabelecidos no formulário de análise documental.
Setor Responsável: Setor de análise da satisfação
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pelo preenchimento do formulário para análise documental.
Cargo/Função: Cargo/função da pessoa responsável pelo preenchimeno do formulário para análise documetal.
Data: Data de preenchimento dos dados no formulário para análise documenal.
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Recibo de material
Denominação da Espécie: Termo.
Data Tópica: Finlândia.
Data Cronológica: 30 de novembro 2010.
Código de Classificação: 4.1.2 - tipologia da função "controle de material" da série "material"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da empresa.
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de almoxarifado.
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de Distribuição de Presentes.
Legislação: Instrução normativa 15, que dispõe sobre os procedimentos de segurança do trabalho.
Função: Tornar funcionário responsável pelo correto uso dos equipamentos de proteção.
Descrição: Termo contendo descrição do material cedido ao funcionário e que cobra comprometimento pelo seu uso.
Trâmite: Produzido pelo setor de almoxarifado e em seguida enviado ao Setor de Distribuição de Presentes.
-Incidências: Nenhuma.
-Duração do Trâmite: 3 dias.
Ordenação da Série: Alfabético.
Vigência Administrativa: 5 anos.
Destinação Final: 45 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação.
Informações complementares: O documento deve conter descrição detalhada do material entregue ao funcionário.
Setor Responsável: Setor de distribuição de brinquedos.
Pessoa Responsável: Pessoa responsável recebimento do material.
Cargo/Função: Funcionário.
Data: XXXXXX
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Relação de crianças que receberão presentes
Denominação da Espécie: Relação
Data Tópica: Finlândia
Data Cronológica: 19 de novembro de 2010
Código de Classificação: 2.2.1 - tipologia da função "definição de crianças que receberão presentes" da séire "estudo de crianças"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
Signos Especiais: Logomarca da empresa e assinatura do duende
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Divisão de crianças que receberão presentes[
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Arquivo
Legislação: Instrumento que regulamenta uma função e, os documentos decorrentes dela.
Função: informar quais crianças receberão presentes no natal
Descrição: Lista de crianças que receberão presentes no natal juntamente com o registro do seu comportamento no ano que passou
Trâmite: Produção pelo departamento de estudo desetor de análise da satisfação e em seguida enviado para o Arquivo Geral.
-Incidências: Nenhuma
-Duração do Trâmite: 2 meses
Ordenação da Série: Alfabético.
Vigência Administrativa: 15 anos
Destinação Final: 100 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação
Informações complementares: Informações fundamentais para o entendimento do documento, mas que não se encaixem em nenhum dos itens estabelecidos no formulário de análise documental.
Setor Responsável: Divisão de crianças que receberão presentes
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pelo preenchimento do formulário para análise documental.
Cargo/Função: Duende
Data: Data de preenchimento dos dados no formulário para análise documental.
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Relatório de cartas autênticas e não autênticas.
Denominação da Espécie: Relatório.
Data Tópica: Finlândia.
Data Cronológica: 18 de dezembro de 2010.
Código de Classificação: 1.2.3 - tipologia da função "identificação de cartas autênticas" da série "estudo de cartas"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da empresa.
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de Protocolo.
Entidade Receptora: Empresa Jingle Bells.
-Hierarquia: Setor de transporte de presentes ou Arquivo Geral.
Legislação: Instrução normativa 10, que dispõe sobre os procedimentos de verificação da autenticidade do documento.
Função: Deferir ou Indeferir o pedido da criança de acordo com a autenticidade do documento.
Descrição: Controlar o número de pessoas que receberam ou não receberam os seus respectivos presentes, além de expor os motivos no caso das pessoas que não receberam.
Trâmite: Produzido pelo Setor de Protocolo e em seguida enviado ao Setor de Transporte de Presentes(no caso de deferimento) ou Arquivo Geral (no caso de indeferimento).
-Incidências: Nenhuma.
Ordenação da Série: Alfabético.
Vigência Administrativa: 15 anos.
Destinação Final: 100 anos no arquivo intermediário e depois destinado à eliminação.
Informações complementares: O documento deve possuir na parte de conclusão do relatório o carimbo da instituição e a assinatura do responsável.
Setor Responsável: Setor de Protocolo/ Departamento de Controle de Documentos.
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pelo preenchimento do relatório para análise documental.
Cargo/Função: AVAD - Analista de Verificação da Autenticidade Documental.
Data: XXXXXXX
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Requisição de Material
Denominação da Espécie: Requisição
Data Tópica: Finlândia
Data Cronológica: 20/11/2010
Código de Classificação: 4.1.1 - tipologia da função "controle de material de consumo" da série "material"
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa
Forma: Original
Signos Especiais: Assinatura
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Empresa Jingle Bells
-Hierarquia: Setor de compras
-Hierarquia: Arquivo
Legislação: XXX
Função: Requisitar materiais
Descrição: Relação de materiais para uso interno dos funcionários
Trâmite: Elaborado pelo setor de compras, mantido neste até a conferência da compra e em seguida enviado para o Arquivo Geral.
-Incidências: Nenhuma
Ordenação da Série: Cronológico
Vigência Administrativa: 5 anos
Destinação Final: Após o prazo de guarda descarte
Informações complementares: relação de produtos a serem comprados para o uso interno da empresa
Setor Responsável: Setor de Compras Internas
Pessoa Responsável: Pessoa responsável pela pedido.
Cargo/Função: Diretor Geral: Papai Noel
