Plano de Classificação Empresa Jingle Bells

O plano de classificação abaixo está sendo feito da seguinte forma:
dentro do fundo da empresa Jingle Bells são encontrados documentos da área meio e da área fim.
No plano da área meio, está sendo priorizada a parte que corresponde a atividades que apenas a empresa Jingle Bells faz, ou seja, o estudo de cartas e o estudo de crianças.
No plano da área fim, é feita a classificação de acordo com a finalidade da empresa, que é presentear as crianças.
Dentro de cada série, é feita a separação por funções e dentro de cada função as tipologias. No decorrer do trabalho, o plano poderá sofrer acréscimos ao encontrar novas tipologias.

Fundo: Empresa Jingle Bells

Área meio
1 - Estudo de Cartas
1.1 - Verificação das necessidades
1.1.1 - Cartas recebidas
1.2 - Crianças que não receberão presente
1.2.1 - Relação de cartas consideradas não autênticas
1.2.2 - Relação de crianças que não se comportaram bem
1.3 - Crianças que receberão presente
1.3.1 - Relação de crianças que receberão presentes
1.4 Identificação de cartas autênticas
1.4.1 - Manual de cartas autênticas
1.4.2 - Relatório de cartas autênticas e não autênticas
2 – Estudo das crianças
2.1 - Acompanhamento individual
2.1.1 - Dossiê de cada criança (contendo o resumo de sua história e anotações sobre seu comportamento)

Área fim
100 – Compra de presentes
100.1 - Guia de compra
100.1.1 - Lista de presentes a ser comprados
100.1.2 – Estudo de compras
100.2 - Comprovante de compra
100.1.1 - Notas fiscais
200 – Entrega de presentes
200.1 - Controle de entrega

200.1.1 - Relatório de entrega de presentes

Contextualização do Trabalho Final

Por mais que a tradição de algumas pessoas em distribuir presentes na época do Natal tenha começado ha muito mais tempo, a empresa Jingle Bells foi criada em 1932 com o intuito de centralizar a distribuição de presentes para as crianças de todo o mundo.

Papai Noel, o dono da empresa, conta com a ajuda de sua esposa e cerca de infinitos funcionários, estagiários e voluntários. Os presentes são comprados com o dinheiro repassado pelo governo de cada país e, após o Natal, o Papai Noel precisa prestar contas de todo o gasto com a empresa.

A ideia de centralizar a distribuição se deu com a percepção da importância que o Natal tem mundialmente e da impossibilidade de muitas crianças serem presenteadas.

São recebidas milhares de cartas de todo o mundo, sendo selecionadas primeiramente apenas aqueles que seguem alguns requisitos formais para que sejam consideradas autênticas. Em seguida, é feito o estudo da vida/história da criança e é verificado se as informações passadas nas cartas são verídicas. Por último, é estudado o seu comportamento neste ano.

No arquivo da empresa são encontrados documentos da área meio e área fim. Na área meio são encontrados documentos comuns a qualquer outra empresa, ou seja, documentos sobre sua organização e funcionamento, da área de pessoal, de compra de material, etc. A documentação da área-fim diz respeito às atividades ligadas aos pedidos recebidos por meio das cartas que as crianças mandam.

Com a ajuda de profissionais da Arquivologia, o arquivo da empresa é organizado seguindo um plano de classificação próprio da área meio e da área fim.

O grupo Papel Noel usará a empresa Jinglebells para a realização do trabalho final da disciplina.