A Arquivologia e o processo eletrônico

Oi gente, tudo bom com vcs?!!

Aproveitando as discussões relacionadas ao acervo digital e a digitalização de acervos, colocarei um texto que foi produzido por mim (Ayana) e mais duas colegas de estágio (Suzane e Natália), onde indagamos sobre a importância não só do profissional da Arquivologia mas também da ciência Arquivística, assim como suas técnicas, dentro do contexto da digitalização de documentos e dos documentos digitais. Importância essa que as instituições fazem questão de esquecer diante das "facilidades" que o meio digital nos proporciona. Fazendo com que o assunto seja banalizado, e as tais facilidades sejam desperdiçadas diante da falta de tratamento adequado desses documentos digitais.

Bom, o texto foi produzido em a comemoração ao dia do arquivista, com a intençao de destacar a importância da nossa profissão fazendo um paralelo com a situaçã delicada que o Tribunal de Contas da União está passando, relacionado a criação de processos digitais e das questões arquivísticas dentro desse contexto. Espero que gostem.

Processo eletrônico: qual é o papel da Arquivologia?

A proposta de se conseguir acesso compartilhado, mais velocidade na tramitação e apreciação de processos, e eliminação de papéis nas mesas de trabalho através da adoção do processo eletrônico é realmente tentadora. Contudo, que implicações a utilização desta nova forma de trabalho traz no gerenciamento das informações a cargo do Tribunal?

Processos eletrônicos são compostos apenas por documentos em formato digital assinados eletronicamente. Mas, independente de estarem em formato digital, não se pode deixar de considerar a informação contida neles que, por sua vez, precisa de uma gestão arquivística adequada.

Esta questão remete aos novos desafios que os arquivistas têm de enfrentar na era tecnológica, pois estes são profissionais estratégicos e essenciais na gestão da informação, mesmo em organizações que adotem processos eletrônicos.

Devido ao grande impacto causado pela implantação do processo eletrônico nas rotinas institucionais, deve-se observar que, exatamente como ocorrem com documentos em papel, os documentos digitais acumulam-se ao longo do tempo e pode-se perder o controle sobre eles. Dessa forma, o acesso compartilhado e a velocidade na recuperação, que são tidos como algumas das maiores vantagens de sua implementação, podem ser inviabilizados por completo.

Para que a proposta da adoção do processo eletrônico seja efetiva a longo prazo, é necessária a gestão dos documentos produzidos eletronicamente. Então como gerenciá-los? Através de metadados arquivísticos, ou seja, de dados produzidos desde a criação do processo com o propósito de contextualizar a sua origem e tornar viável a análise, classificação, avaliação, guarda e recuperação adequada da informação ali registrada.

Diante do exposto, é um equívoco enfatizar apenas a Tecnologia da Informação em detrimento da importância da Arquivologia no gerenciamento do processo eletrônico: o papel da Arquivologia deve estar garantido nas reflexões que decorrem da adoção deste.

Do contrário, cabe nos perguntar se as facilidades descritas no início deste artigo podem ser priorizadas mesmo sob a pena de banalizar os documentos em suporte digital como algo que não necessitam de tratamento arquivístico.